BRAVO13.ID, Samarinda - Di sebuah sekolah menengah di pinggiran Samarinda, seorang kepala sekolah pernah panik ketika diminta mendata siswa yang layak menerima bantuan pendidikan dalam waktu singkat. Ketika mencarinya di tumpukan arsip lama, data penting itu ditemukan dalam kondisi memprihatinkan—kusut, berdebu, bahkan ada yang hilang. Kejadian itu menggambarkan betapa krusialnya pengelolaan arsip, yang sering kali diabaikan.

Pelaksana Tugas Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur, Anita Natalia Krisnawati, menekankan bahwa arsip bukan sekadar catatan lama yang usang. “Arsip adalah bank data yang menjadi sumber pencarian informasi penting saat diperlukan. Dengan arsip, kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi yang terekam, bahkan untuk mengambil keputusan strategis,” ujar Anita dalam keterangannya di Samarinda.

Salah satu contoh pentingnya arsip di sekolah adalah Buku Induk Siswa, yang berfungsi sebagai sumber data mendalam tentang identitas siswa. Buku ini mencatat nama, alamat, pekerjaan, hingga penghasilan orang tua. Informasi ini, menurut Anita, memiliki fungsi strategis. “Misalnya, data ini bisa digunakan untuk menentukan siapa saja yang berhak menerima dana bantuan sekolah, atau mengevaluasi perkembangan jumlah siswa dari tahun ke tahun,” jelasnya.

Namun, tantangan utama yang dihadapi banyak sekolah di Kalimantan Timur adalah kurangnya perhatian terhadap sistem kearsipan. Arsip sering kali disimpan seadanya, tanpa pengelolaan yang rapi dan sistematis. Hal ini berdampak pada lambannya pengambilan keputusan serta hilangnya informasi penting yang seharusnya menjadi pedoman kebijakan.

Untuk itu, Anita mengimbau seluruh sekolah di Kalimantan Timur agar rutin mengevaluasi dan memperbaiki sistem kearsipan setiap bulan. Ia menegaskan, “Pengelolaan arsip yang tepat akan menciptakan administrasi sekolah yang benar, sehingga dapat menunjang efektivitas, efisiensi, maupun produktivitas bagi sekolah.”

Pernyataan Anita ini menjadi pengingat bahwa arsip adalah cerminan masa depan, bukan sekadar peninggalan masa lalu. Di tengah percepatan teknologi dan kebutuhan akan data yang akurat, sekolah tidak bisa lagi mengabaikan pentingnya arsip. Sebab, dari lembar-lembar data itulah kebijakan besar sering kali berawal. (adv)