BRAVO13.ID, Samarinda - “Di mana arsip itu?” Pertanyaan sederhana ini menjadi awal dari persoalan pelik yang seringkali dihadapi pemerintah daerah. Ketika dokumen penting hilang, baik karena pengelolaan yang kurang optimal maupun waktu yang menenggelamkannya, setiap kali terjadi sengketa atau persoalan hukum, kebingungan dalam membuktikan kebenaran muncul. Inilah realitas yang ingin diatasi melalui sosialisasi bertajuk *“Pencarian Arsip Statis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota yang Dinyatakan Hilang”.

Acara yang digelar belum lama ini tersebut, menghadirkan Dewi Susanti, SE, MM, seorang Ahli Muda dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DKP) Kalimantan Timur, sebagai narasumber utama. Beliau menekankan bahwa arsip bukan hanya sekadar tumpukan kertas, tetapi aset tak ternilai yang mencerminkan sejarah, tanggung jawab, dan akuntabilitas pemerintah.

Dalam sosialisasi ini, para peserta yang terdiri dari pegawai lingkup Pemerintah Kota Samarinda diajak untuk memahami bagaimana arsip, sejak penciptaannya, memerlukan pemberkasan yang sistematis. “Sering kali, masalah ini bermula dari kurangnya perhatian terhadap proses awal pemberkasan. Ketika arsip itu hilang, semua proses pembuktian jadi jauh lebih sulit,” papar Dewi di hadapan puluhan peserta yang hadir.

Seorang peserta berbagi pengalaman terkait hilangnya dokumen penting di masa lalu. Dalam kasus tersebut, absennya arsip membuat pemerintah kesulitan menghadapi gugatan terkait kepemilikan aset. Insiden ini menggambarkan betapa pentingnya pengelolaan arsip yang rapi, tidak hanya untuk keperluan administratif, tetapi juga demi keberlanjutan pemerintahan yang transparan.

Acara ini tidak hanya sekadar teori. Narasumber memberikan simulasi langsung tentang bagaimana melacak arsip yang hilang, baik melalui pendekatan fisik maupun digital. “Teknologi kini memungkinkan pencarian yang lebih cepat, tetapi tetap membutuhkan perhatian serius dari semua pihak,” ujar Dewi.

Di akhir sesi, para peserta tampak antusias. Semangat ini tercermin dari diskusi hangat yang terjadi setelah presentasi. Beberapa pegawai menyarankan adanya pelatihan lanjutan dan kolaborasi antarinstansi untuk memperkuat pengelolaan arsip di masa depan.

Dari sosialisasi ini, satu pesan yang sangat jelas muncul: arsip adalah napas dari keberlangsungan tata kelola pemerintahan. Ketika arsip hilang, maka sebagian dari identitas dan tanggung jawab pemerintah juga ikut memudar. Namun, dengan inisiatif seperti ini, harapan besar terbit bahwa setiap dokumen, sekecil apa pun, akan menemukan tempatnya yang layak dalam perjalanan sejarah. (adv)