BRAVO13.ID, TENGGARONG – Perubahan struktur organisasi di lingkungan Pemkab Kutai Kartanegara membuat sejumlah dinas harus menata ulang dokumen dan arsip lama mereka. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kukar kini menyiapkan langkah penyelamatan arsip agar tidak ada dokumen penting yang hilang dalam proses penggabungan atau pembubaran organisasi perangkat daerah (OPD).

Langkah ini dibahas dalam Rapat Koordinasi Penyelamatan Arsip Penggabungan/Pembubaran OPD yang digelar Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip (P2A) Diarpus Kukar, Kamis (4/9/2025), di Aula Perpustakaan Daerah, Jalan Danau Semayang, Tenggarong. Kegiatan diikuti perwakilan dari empat dinas, yakni Dinas Pertanahan dan Tata Ruang, Dinas Pertanian dan Peternakan, Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan, serta Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak.

Plt Kepala Diarpus Kukar, Rinda Desianti, menjelaskan pendampingan bagi OPD menjadi hal penting agar pengelolaan arsip berjalan tertib dan seragam. “Setiap instansi perlu mendapat perhatian yang sama. Arsip dari penggabungan atau pembubaran OPD nantinya akan bermuara di Record Center Daerah sebagai bukti otentik perjalanan pemerintahan,” ujarnya.

Rinda menegaskan, arsip tidak boleh dianggap sepele karena memiliki nilai hukum dan sejarah. Melalui proses penyusutan, setiap OPD dapat memilah arsip bernilai guna, arsip yang dapat dimusnahkan, hingga arsip yang wajib disimpan sebagai arsip statis.

Kegiatan tersebut juga menjadi ruang koordinasi antara Diarpus dan perangkat daerah untuk menyamakan persepsi terkait pentingnya pengelolaan arsip secara sistematis, terutama pada instansi yang mengalami perubahan struktur akibat penyesuaian nomenklatur.

Kepala Bidang P2A, Varia Fadillah, menambahkan bahwa proses penyusutan dan pemusnahan arsip harus mengikuti regulasi yang berlaku. “Pemusnahan arsip wajib melalui tujuh tahapan dan mendapat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip, yaitu Bupati Kukar. Sedangkan arsip dengan retensi di atas sepuluh tahun memerlukan izin dari ANRI pusat,” jelasnya.

Varia juga mengingatkan, arsip aktif dan inaktif harus dipisahkan dengan benar agar proses pengelolaan lebih efisien. Arsip inaktif yang tidak lagi digunakan bisa dimusnahkan sesuai Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016, sedangkan arsip statis diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah.

Rapat ditutup dengan sesi diskusi dan tanya jawab bersama peserta. Melalui koordinasi ini, Diarpus berharap seluruh perangkat daerah dapat menjalankan proses penyusutan arsip sesuai regulasi, sehingga keutuhan dan autentisitas dokumen pemerintahan tetap terjaga. (adv)