BRAVO13.ID, Samarinda - Bayangkan sebuah kantor pemerintahan tanpa arsip yang tertata rapi. Surat-menyurat tercecer, laporan sulit ditemukan, dan keputusan penting terhambat karena dokumen yang hilang. Begitulah tantangan yang bisa terjadi tanpa pengelolaan arsip dinamis yang efektif. Di Kalimantan Timur, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) memahami pentingnya arsip sebagai tulang punggung tata kelola pemerintahan yang transparan dan akuntabel.
"Pengelolaan arsip dinamis harus dilakukan secara efektif dan efisien untuk menjaga akuntabilitas dan transparansi," tegas Aris, seorang arsiparis DPK Kalimantan Timur, Sabtu (07/12/2024). Ia menjelaskan, arsip dinamis mencakup dokumen-dokumen yang aktif digunakan dalam kegiatan sehari-hari pemerintahan, mulai dari surat resmi hingga laporan strategis.
Prosesnya tak sekadar menyimpan. Aris memaparkan bahwa setiap dokumen melalui siklus yang ketat. Dimulai dari penciptaan dokumen, seperti surat dan laporan, dokumen ini kemudian dipelihara untuk memastikan ketersediaannya saat dibutuhkan. Setelah masa aktifnya usai, dokumen berubah status menjadi arsip inaktif yang tetap disimpan sesuai kebijakan retensi. Langkah akhir, arsip tersebut bisa dimusnahkan atau dialihkan menjadi arsip statis untuk penyimpanan jangka panjang.
Tantangan utama dalam pengelolaan arsip dinamis, menurut Aris, adalah memastikan sistem berjalan terintegrasi dengan baik. Dengan sistem yang terencana, dokumen penting tidak hanya dapat diakses dengan mudah, tetapi juga mendukung efisiensi birokrasi. "Arsip yang dikelola secara terencana dapat meningkatkan integritas data dan efisiensi operasional pemerintahan," ujarnya.
Upaya ini, selain menjaga kelangsungan operasional, menjadi pondasi penting bagi keberlanjutan tata kelola pemerintahan yang profesional. Arsip yang tersimpan rapi adalah bukti akuntabilitas, memastikan bahwa setiap kebijakan dapat ditelusuri jejaknya dengan mudah.
Pada akhirnya, pengelolaan arsip dinamis bukan sekadar aktivitas administratif. Ini adalah bentuk tanggung jawab moral dan legal pemerintah untuk menjaga sejarah, memastikan transparansi, dan memberikan pelayanan terbaik bagi masyarakat. Sebuah arsip yang dikelola dengan baik, adalah warisan tak ternilai bagi generasi mendatang. (adv)