BRAVO13.ID, Samarinda - Di sebuah sudut kantor pemerintahan, arsip-arsip penting sering kali tersimpan seadanya—menumpuk di meja, berserakan di lantai, atau bahkan tercecer tanpa perlindungan memadai. Pemandangan ini menggambarkan tantangan yang dihadapi oleh sejumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Kalimantan Timur, di mana pengelolaan arsip masih menjadi pekerjaan rumah besar.
Menjawab persoalan ini, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur mengalokasikan anggaran sebesar Rp 500 juta untuk pengadaan 132 filling cabinet. Langkah ini menjadi bagian dari strategi pembenahan sarana pengelolaan arsip di berbagai OPD.
“Awalnya anggaran pengadaan mencapai Rp 800 juta, dengan perkiraan harga satu filling cabinet Rp 6 juta. Namun, setelah melalui proses pengadaan, harganya lebih rendah, yaitu Rp 4,5 juta per unit,” ungkap Arsiparis Ahli Muda DPK Kaltim, Zainuddin, Selasa (10/12/2024).
Dalam pengadaan ini, setiap OPD dijadwalkan menerima setidaknya tiga unit filling cabinet yang diharapkan mampu mengubah sistem pengarsipan mereka secara signifikan. Namun, lebih dari sekadar pembagian barang, inisiatif ini juga menjadi langkah strategis pembinaan DPK Kaltim untuk meningkatkan mutu pengelolaan arsip.
“Kami masih menemukan OPD yang sarana dan prasarananya jauh dari standar. Setiap kali audit, masalah serupa terus berulang. Penyerahan filling cabinet ini kami harap menjadi awal pembenahan,” tambah Zainuddin.
Meski terlihat sederhana, pembagian filling cabinet ini merupakan bagian dari solusi atas masalah mendasar yang kerap terabaikan: arsip yang terkelola baik bukan hanya soal penyimpanan, tetapi juga menyangkut kredibilitas dan efektivitas pelayanan publik. Dengan arsip yang tertata, akses terhadap informasi yang akurat dapat terjamin, dan setiap proses birokrasi bisa berjalan lebih lancar.
Di akhir, Zainuddin berharap langkah awal ini memicu kesadaran lebih luas di kalangan OPD. “Ini bukan sekadar pemberian barang. Semoga ke depannya, OPD semakin serius dalam mengelola arsip sehingga nilai kearsipan kita juga meningkat,” tutupnya, penuh harapan.
Inisiatif ini menjadi titik awal perjalanan panjang, dari tumpukan arsip yang berantakan menuju sistem pengelolaan modern dan profesional, sebuah upaya nyata untuk menyelamatkan jejak sejarah dan administrasi Kalimantan Timur. (adv)