BRAVO13.ID, Samarinda - Menjelang pengujung Desember 2024, setiap lembar dokumen pemerintahan bagaikan potongan puzzle yang harus terangkai sempurna. Dalam setahun terakhir, jumlah arsip yang menumpuk di berbagai Organisasi Perangkat Daerah (OPD) kian meningkat, memicu kekhawatiran seiring rencana audit kearsipan yang akan dimulai Januari 2025. Sebagian besar pegawai berhadapan dengan realitas bahwa kerapian dan ketertelusuran arsip bukan lagi sekadar formalitas, melainkan fondasi yang menentukan kecepatan dan akurasi pelayanan publik.

Para arsiparis menilai bahwa tahun 2024 menjadi tonggak penting dalam menguji sejauh mana sistem pengelolaan arsip telah bertransformasi. Konsistensi dalam menyimpan dokumen, dari laporan keuangan hingga surat keputusan, bukan saja menyelamatkan data dari risiko kerusakan maupun kehilangan, namun juga memastikan kemudahan akses saat informasi tersebut dibutuhkan.

“Proses pengambilan keputusan yang efektif memerlukan data yang mudah dilacak,” ujar Zainuddin, Arsiparis Ahli Muda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur. Ia menegaskan bahwa keteraturan penyimpanan arsip secara langsung memengaruhi kualitas layanan publik, terutama ketika kebijakan harus ditetapkan dengan cepat. Saat arsip tertata dengan baik, pencarian dokumen yang tadinya memakan waktu berjam-jam dapat dipangkas hanya menjadi hitungan menit.

Namun, tantangan terbesar seringkali datang dari kurangnya kesadaran internal. Arsip-arsip kerap terabaikan, ditumpuk di ruang-ruang penyimpanan yang kurang memadai, atau bahkan dibiarkan tanpa perlindungan. Hal ini membuka pintu bagi kerusakan fisik, keusangan data, hingga potensi hilangnya informasi penting. Padahal, di balik selembar kertas, sering tersimpan pengetahuan kolektif lembaga yang tak ternilai harganya.

Ke depan, DPK Kaltim tidak hanya mengedepankan pendekatan regulasi, tetapi juga menyediakan bimbingan teknis dan pendampingan yang berkelanjutan bagi OPD yang memerlukan. Penyiapan sistem penyimpanan modern, pendokumentasian yang standar, serta pembentukan budaya sadar arsip menjadi langkah-langkah strategis untuk mengantisipasi audit kearsipan yang semakin dekat.

Menyongsong awal 2025, OPD di seluruh wilayah Kaltim dihadapkan pada tuntutan untuk “merapikan ruang memori” mereka. Saat audit kearsipan dimulai, mereka tidak hanya akan dinilai dari seberapa lengkap data yang tersimpan, tetapi juga dari kemampuan mengelola ingatan lembaga. Dalam konteks ini, pengelolaan arsip bukan sekadar tugas administratif, tetapi sebuah warisan pengetahuan yang akan membentuk langkah ke depan, memastikan keputusan esok hari berdiri di atas fondasi informasi yang kokoh. (adv)