BRAVO13.ID, Samarinda - Pada Senin, 2 Desember 2024, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur memulai sebuah inisiatif penting dengan menyerahkan satu set filing cabinet kepada 35 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) secara bertahap. Langkah ini menjadi jawaban atas tantangan besar yang dihadapi banyak OPD dalam mengelola arsip yang belum memenuhi standar.

Zainuddin, S.Pi, seorang arsiparis di DPK Kaltim, menekankan bahwa pengelolaan arsip bukan hanya soal menyimpan dokumen, tetapi juga tentang membangun budaya kerja yang sadar akan pentingnya arsip sebagai bagian dari tata kelola pemerintahan yang baik. “Arsip adalah identitas dan memori organisasi. Pemahaman ini yang perlu terus dikembangkan di lingkungan OPD, sehingga arsip tidak sekadar dipandang sebagai tumpukan dokumen,” ujar Zainuddin dengan tegas.

Namun, kenyataannya jauh dari ideal. Audit kearsipan yang dilakukan oleh DPK Kaltim mengungkapkan banyak OPD yang belum memenuhi standar pengelolaan arsip, salah satu penyebab utama adalah kekurangan fasilitas pendukung, seperti filing cabinet yang memadai. Hasil audit ini menjadi sorotan serius bagi DPK Kaltim, yang terus berupaya mengatasi hambatan tersebut.

Penyerahan satu set filing cabinet ini tidak sekadar memenuhi kebutuhan administrasi, tetapi juga menjadi langkah strategis untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di OPD. Setiap set terdiri dari tiga unit cabinet, 30 sekat primer, 60 sekat sekunder, 180 sekat primer tambahan, dan 270 folder. DPK Kaltim berharap dengan adanya fasilitas ini, pengelolaan arsip akan lebih terstruktur dan mendukung transparansi serta akuntabilitas dalam pelayanan publik.

Zainuddin menambahkan bahwa keberadaan sarana kearsipan yang memadai tidak hanya akan memperbaiki pengelolaan arsip secara fisik, tetapi juga mengarah pada transformasi manajemen kearsipan yang lebih baik. “Dengan pemahaman yang lebih dalam tentang pentingnya arsip, OPD diharapkan dapat memaksimalkan pengelolaannya untuk mendukung pelayanan publik yang lebih transparan dan akuntabel,” ungkapnya.

Distribusi filling cabinet ini mencakup OPD-OPD penting seperti Dinas Kehutanan, BPKAD, Dishub, dan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan. Melalui bantuan ini, DPK Kaltim berharap tercipta ekosistem kerja yang sadar arsip dan memenuhi standar kearsipan yang lebih baik.

“Ini adalah langkah awal untuk menciptakan ekosistem kerja yang sadar arsip. Kami akan terus mengawasi dan membina OPD agar pengelolaan arsipnya memenuhi standar,” tutup Zainuddin, dengan harapan besar bahwa perubahan ini akan membawa dampak signifikan dalam memperbaiki tata kelola pemerintahan di Kalimantan Timur. (adv)