BRAVO13.ID, Samarinda - Dalam dunia yang semakin dipenuhi oleh informasi, pengelolaan arsip yang rapi dan terstruktur menjadi sebuah tantangan yang tidak bisa diabaikan. Di Kalimantan Timur, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim memulai langkah besar untuk memperbaiki tata kelola arsip di 14 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di wilayah ini. Kunjungan kerja yang dimulai pada Senin, 2 Desember 2024, hingga Kamis, 12 Desember 2024, bertujuan untuk mendampingi OPD dalam mengelola arsip inaktif serta mengevaluasi dokumen yang berpotensi menjadi arsip statis sesuai dengan standar kearsipan nasional.

Pekerjaan ini bukan tanpa tantangan. Risnawati, seorang arsiparis dari DPK Kaltim, menjelaskan bahwa banyak arsip inaktif yang memiliki masa retensi kurang dari 10 tahun seringkali terabaikan. Padahal, arsip-arsip ini dapat berperan penting dalam menggambarkan sejarah dan kebijakan pemerintahan. “Kami melakukan pendampingan langsung di lapangan untuk memastikan bahwa pengelolaan arsip statis dilakukan dengan baik, mulai dari record center di masing-masing OPD hingga ke depot arsip DPK Kaltim,” ujar Risnawati, yang memimpin tim pendampingan.

Kegiatan ini juga mengacu pada arahan Sekretaris Daerah Provinsi Kaltim, yang meminta setiap OPD untuk segera menilai arsip inaktif mereka sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Undang-undang ini menegaskan pentingnya pengelolaan arsip statis sebagai dokumen yang mencerminkan sejarah dan kebijakan pemerintah yang tak ternilai harganya.

Pendampingan ini melibatkan tim yang terdiri dari 10 tenaga arsiparis dan pengelola kearsipan, di antaranya Suwardi, Aswin Rakhmani, dan Dewi Yanti. Dengan jadwal yang sangat padat, mereka berusaha memastikan bahwa setiap evaluasi dan pendampingan selesai tepat waktu. Tim ini bukan hanya mengevaluasi arsip, tetapi juga berusaha meningkatkan kesadaran tentang pentingnya pengelolaan arsip yang sesuai dengan standar yang ada.

Harapan terbesar dari kegiatan ini adalah agar pengelolaan arsip di OPD tidak hanya lebih efisien, tetapi juga berkelanjutan, mengingat betapa pentingnya arsip sebagai sumber informasi yang mendokumentasikan perjalanan pemerintahan. “Kami berharap kegiatan ini menjadi titik awal untuk pengelolaan arsip yang lebih profesional dan berkelanjutan di lingkungan OPD,” tutup Risnawati dengan penuh harap.

Ini bukan sekadar pendampingan biasa. Ini adalah upaya untuk mengamankan masa depan melalui pengelolaan informasi yang tepat, yang kelak akan menjadi bukti penting perjalanan sebuah pemerintahan. (adv)