BRAVO13.ID, Samarinda - Di tengah derasnya arus transformasi digital, pengelolaan arsip yang efisien menjadi tantangan besar bagi banyak desa, termasuk Desa Gunung Mulia. Pada Kamis (5/12/2024), Pemerintah Desa Gunung Mulia berkunjung ke kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur untuk membahas langkah konkret dalam menyiasati hambatan-hambatan tersebut.
Arsip dinamis dan arsip statis, dua jenis arsip yang memiliki fungsi berbeda, menjadi topik sentral diskusi. Arsiparis Ahli Muda DPK Kaltim, Rachmadiana, menjelaskan, "Arsip dinamis berfungsi untuk kebutuhan operasional sehari-hari, sedangkan arsip statis adalah warisan sejarah yang harus dilestarikan dan diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD)." Pernyataan ini menggambarkan betapa krusialnya pengelolaan arsip bagi kelangsungan operasional dan pelestarian sejarah di tingkat desa.
Namun, yang menjadi sorotan utama adalah solusi teknologi yang kini bisa mengubah paradigma pengelolaan arsip di desa. Rachmadiana memperkenalkan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI), sebuah aplikasi digital yang menjanjikan kemudahan dalam pencatatan, penyimpanan, dan pencarian arsip secara elektronik. "Di tingkat desa, mungkin pengelolaan arsip masih bergantung pada lemari arsip, namun dengan SRIKANDI, efisiensi bisa meningkat pesat, terlebih jika pengelolaan dilakukan dalam skala yang lebih besar," ujarnya, sembari menunjukkan bagaimana SRIKANDI mampu menggantikan metode manual yang memakan waktu.
Sebagai contoh, Rachmadiana menunjukkan sistem penyimpanan modern yang ada di depo arsip DPK Kaltim, yang memungkinkan arsip tertata secara sistematis dan mudah diakses. "Dengan aplikasi seperti SRIKANDI, desa-desa di PPU dan daerah lainnya dapat meningkatkan efisiensi kerja sekaligus menjaga keutuhan arsip penting," tambahnya, menggambarkan manfaat teknologi bagi pemerintahan desa.
Kunjungan ini menjadi langkah awal untuk mendorong penerapan teknologi di desa-desa, agar pengelolaan arsip tidak hanya bergantung pada cara tradisional yang memakan ruang dan waktu, tetapi dapat menjadi lebih efisien, aman, dan dapat diakses dengan mudah. Dengan mengadopsi sistem digital, desa-desa di Kalimantan Timur, termasuk Desa Gunung Mulia, memiliki peluang besar untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip mereka, demi kemajuan administrasi yang lebih transparan dan modern.
"Yang terpenting adalah menjaga arsip agar tetap tertata dan aman, baik secara manual maupun elektronik," tutup Rachmadiana, menegaskan komitmen DPK Kaltim untuk mendorong inovasi yang akan berpengaruh besar bagi tata kelola pemerintahan yang lebih baik. (adv)