BRAVO13.ID, Samarinda - Pemusnahan arsip yang tidak sesuai prosedur bisa berisiko tinggi, baik dari segi hukum maupun keamanan data. Ini adalah salah satu pesan utama yang disampaikan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur dalam diskusi bersama perwakilan Pemerintah Desa Gunung Mulia, Kamis (5/12/2024).

Menurut data DPK Kaltim, arsip yang berusia lebih dari 10 tahun berpotensi untuk dimusnahkan, namun prosedurnya harus mengikuti ketentuan yang sangat rinci, sebagaimana diatur oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Salah satu contoh penting adalah dokumen yang mengandung informasi sensitif, seperti data pribadi atau keputusan hukum, yang harus dijaga kerahasiaannya.

Aris, seorang Arsiparis di DPK Kaltim, menekankan, "Pemusnahan arsip tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Semua harus melalui izin resmi, apalagi jika dokumen tersebut sudah lebih dari 10 tahun usianya." Menurutnya, metode pemusnahan arsip pun harus mengikuti standar yang tinggi untuk menjaga keutuhan data dan juga kelestarian lingkungan.

Salah satu inovasi yang diterapkan adalah penggunaan mesin pencacah untuk menggantikan metode pembakaran yang sebelumnya umum dilakukan. Mesin ini mampu merusak dokumen hingga tidak bisa dikenali lagi, memastikan bahwa data yang terdapat dalam arsip benar-benar tidak bisa disalahgunakan. Proses ini, tentu saja, diawasi oleh pihak terkait, termasuk biro hukum, untuk memastikan semuanya berjalan sesuai aturan.

Tidak hanya itu, setiap proses pemusnahan arsip juga dilengkapi dengan berita acara yang mencatatkan dokumen-dokumen mana saja yang dimusnahkan. Ini adalah langkah penting yang dilakukan untuk menjamin bahwa setiap arsip yang hilang dapat dipertanggungjawabkan. "Pencatatan yang jelas adalah kunci untuk menghindari potensi masalah hukum atau tuduhan penyalahgunaan di masa depan," jelas Aris.

Dengan prosedur yang ketat ini, DPK Kaltim berharap bisa memberi contoh yang baik bagi instansi pemerintah lainnya, termasuk di tingkat desa. Aris menambahkan, "Kami ingin prosedur ini dapat menjadi pedoman dalam mengelola siklus hidup arsip dengan lebih terstruktur dan bertanggung jawab."

Melalui langkah-langkah yang sistematis dan diawasi dengan seksama, DPK Kaltim tidak hanya menjaga integritas data, tetapi juga memberikan contoh penting tentang bagaimana menjalankan tanggung jawab dengan penuh kehati-hatian dan akuntabilitas di era digital ini. (adv)