BRAVO13.ID, Samarinda - Dalam tumpukan dokumen yang sering dianggap usang, sebenarnya tersimpan perjalanan panjang sebuah instansi. Namun, bagaimana jika dokumen-dokumen itu hilang tertelan waktu, atau justru sulit ditemukan saat dibutuhkan? Inilah tantangan yang dihadapi banyak Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Kalimantan Timur.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur kini mengambil langkah konkret untuk mengubah cara pandang dan praktik pengelolaan arsip. Melalui pendekatan yang sistematis, DPK Kaltim mendorong setiap OPD untuk menata arsip sesuai kode klasifikasi. Tujuannya jelas: meningkatkan efisiensi, mencerminkan profesionalisme, dan menjaga jejak sejarah organisasi.

“Arsip bukan sekadar dokumen. Ia adalah representasi perjalanan panjang organisasi, cerminan profesionalisme, dan bukti integritas kita,” ujar Plt. Kepala Bidang Pengelolaan Arsip DPK Kaltim, Dewi Susanti, Jumat (6/12/2024).

Dewi menjelaskan bahwa arsip dinamis aktif, seperti surat masuk dan keluar, harus ditata rapi di filing cabinet sesuai kode klasifikasinya. Dengan cara ini, proses pencarian dokumen menjadi lebih cepat dan efisien. Dia juga membagikan sejumlah strategi pengelolaan arsip yang bisa diterapkan oleh instansi pemerintah, mulai dari pengelompokan dokumen berdasarkan tahun tercipta hingga pembuatan berita acara pemindahan arsip ke unit kearsipan.

“Ketika arsip dikelola dengan baik, dokumen menjadi mudah ditemukan, dan hal ini mencerminkan kinerja organisasi yang profesional,” tambahnya.

Langkah ini tidak hanya menyasar pada pengelolaan dokumen masa kini, tetapi juga menyentuh aspek historis yang lebih dalam. Dewi menegaskan bahwa tata kelola arsip yang tertib adalah cara untuk menjaga narasi perjalanan organisasi agar tetap hidup. Sebuah arsip yang tertata bukan hanya sekadar tumpukan kertas, tetapi menjadi kisah besar yang membangun identitas dan kepercayaan publik.

“Bayangkan, setiap arsip yang tertata adalah bukti dari capaian kita, perjuangan kita, dan visi yang ingin kita wujudkan. Arsip adalah jejak yang berbicara, bukan hanya untuk hari ini, tetapi untuk generasi mendatang,” ungkapnya penuh harap.

DPK Kaltim kini berupaya agar praktik pengelolaan arsip yang baik ini bisa diterapkan di seluruh OPD Kalimantan Timur. Mereka berharap, langkah ini menjadi inspirasi tidak hanya bagi instansi pemerintah lainnya, tetapi juga lembaga swasta yang ingin meningkatkan efisiensi kerja dan citra profesionalisme.
Dengan arsip yang tertata, perjalanan organisasi menjadi lebih bermakna, dan sejarah pun tetap hidup. Sebuah warisan tak kasatmata yang menjadi saksi bisu, namun memiliki kekuatan besar untuk menjaga identitas dan integritas organisasi di masa depan. (adv)